Fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é a atitude do empregador gerar, usar, armazenar e controlar a documentação referente ao funcionário. Manter estes registros traz segurança e prevenção a ações trabalhistas.
A relação trabalhista entre empregador e trabalhador são burocráticas, com uma documentação extensa. Por isso, fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é essencial, visto que os registros podem ser necessários para comprovar uma série de ações e ocorrências.
Mas não são todos os empregadores que se preocupam com isso, o que os faz deixar de armazenar os documentos pelo tempo necessário. Contudo, isso gera problemas jurídicos para ambos os lados, colocando a segurança legal de ambos em risco.
Mas você sabe quais são esses documentos? Neste post, vamos explicar por que é importante fazer a gestão de documentos, quais devem ser entregues ao doméstico, quais precisam ser armazenados pelo empregador e por quanto tempo.
Então, fique com o Hora do Lar até o final e boa leitura.
Acesso rápido
Por que a gestão de documentos para empregado doméstico é importante?
A gestão de documentos é um conjunto de ações para gerar, usar, armazenar e controlar as documentações da relação trabalhista. O objetivo é eliminar a guarda permanente, já que não se pode exigir que as pessoas armazenem documentos para sempre.
O assunto não é tão simples quanto parece, pois existem documentos que são destinados tanto ao empregador quanto ao empregado. Além disso, há o momento adequado de gerar cada um deles, bem como o prazo de armazenamento.
O empregador pode armazenar a documentação de forma física ou digital. Neste último caso, deve-se assinar digitalmente (ou seja, com certificado digital) o documento para garantir validade jurídica perante tribunais, órgãos fiscalizadores e entes do governo.
Quais documentos o empregador deve entregar para o empregado doméstico?
Os documentos que o empregador deve entregar para o empregado doméstico dependem de cada momento da relação trabalhista. Ou seja, alguns são entregues na admissão, outros ao longo do tempo de vigência do contrato de trabalho e outros na demissão.
Para te ajudar, o Hora do Lar preparou uma lista com cada momento e os documentos que você deve entregar ao trabalhador em cada um deles:
Registros da admissão
- Contrato de trabalho e aditivos: definitivo ou de experiência, esse é o documento que gera o vínculo, tem os detalhes do emprego, informações das partes e assinatura de ambos;
- Declaração do vale-transporte (VT): demonstra a opção pelo VT;
- CTPS assinada: anotação das informações contratuais em carteira de trabalho.
Documentos na vigência do emprego
- Recibo de pagamento (holerite ou contracheque): registro de todos os valores e encargos que incidem sobre o salário do trabalhador;
- Folha de ponto: registro e controle dos horários de entrada, saída e pausas do empregado;
- Acordos: demonstra reduções ou compensações de jornada, banco de horas, turnos de revezamento, fracionamento de férias etc.;
- Documentos médicos: laudos, prontuários, atestados de saúde em geral;
- Comunicação de acidente de trabalho (CAT): documento que informa acidente durante o trabalho;
- Avisos e recibo de férias: entregue à empregada quando as férias são concedidas e pagas;
- Documentos disciplinares: eventuais advertências, importante para comprovar demissão por justa causa.
Documentação na demissão do empregado
- Carta de demissão: documento elaborado pelo empregado que pede demissão, em duas vias ― uma cópia fica com o empregador e outra com o empregado. Quando é o empregador quem realiza a demissão, o documento é chamado de “carta de dispensa”;
- Termo de quitação: comprova o pagamento nas verbas trabalhistas, para contrato com menos de um ano de serviço;
- Termo de rescisão de contrato de trabalho (TRCT): contém dados pessoais do trabalhador, sobre o contrato de trabalho em si e o registro das verbas pagas pela rescisão. É usado para o saque do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- Termo de homologação: para rescisões com mais de um ano de serviço;
- Rendimentos FGTS: apresentação detalhada dos lançamentos realizados no FGTS;
- Termo de aviso prévio: é o tempo que deve ser trabalhado antes do efetivo desligamento do empregado.
Vários desses documentos são importantes para que o empregado doméstico receba seus direitos depois da rescisão contratual. Por exemplo, os documentos para solicitar o saque do FGTS depois da rescisão são:
- TRCT;
- Guia rescisória do eSocial com comprovante de pagamento;
- Documentos pessoais.
Quais documentos o empregador deve armazenar e por quanto tempo?
Os documentos referentes à relação trabalhista, independente do momento ou motivo, devem ser devidamente armazenados pelo empregador. Assim, eles servem como comprovantes e registros, o que resguarda a segurança e direitos de ambas as partes.
Contudo, é preciso se atentar ao prazo de cada um deles – ou seja, por quanto tempo eles valem. Afinal, o empregador pode ter problemas nos momentos em que precisar, em eventuais fiscalizações pelo governo ou em ações judiciais contra ex-empregado.
A grande maioria dos documentos deve ser armazenada por 5 anos, mas os prazos variam bastante, sendo de 2 até 30 anos. Então, confira nos tópicos seguintes o período mínimo e cada documento:
2 anos
- TRCT;
- Pedido de demissão;
- Aviso prévio.
3 anos
- Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED).
5 anos
- Guia de recolhimento da contribuição sindical (GRCS).
- Acordos de compensação de horas;
- Acordos de prorrogação de horas;
- Cartas com pedidos de demissão;
- Recibo de pagamento de salário;
- Recibo de férias;
- Recibo do pagamento de abono;
- 13º salário;
- Controle de ponto;
- Guias do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE);
- Comunicação de aviso prévio;
- Contribuição sindical (GRCS);
- Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
- Relação anual de informações sociais (RAIS);
- Contribuição para o financiamento da seguridade social (COFINS);
- Atas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Recibo de entrega de vale-transporte.
10 anos
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
- Comprovante de pagamento de contribuição previdenciária (GPS);
- Programa de interação social;
- Relação anual de informações sociais (RAIS);
- Documentos do salário-família;
- Documentos do salário educação.
20 anos
- Histórico clínico;
- Perfil profissiográfico previdenciário (PPP);
- Programa de prevenção de riscos ambientais (PPRA).
30 anos
- Depósitos de FGTS;
- Guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRFF);
- Relação da empregada no FGTS;
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS (RFP).
É importante ressaltar que alguns documentos são considerados excepcionalmente relevantes para o empregado, o empregador e o governo. Por isso, eles deverão ser armazenados por tempo indeterminado pelo contratante. Assim, no trabalho doméstico, esse documento é o contrato de trabalho.
Todo empregador deve se atentar para a gestão de documentos, pois ela consiste em uma estratégia importante para se defender contra ações trabalhistas.
Gestão do empregado doméstico com o Hora do Lar
Fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é de responsabilidade do empregador, o que garante segurança e proteção. Mas deu para perceber que não se trata de uma tarefa simples, não é?
Por isso, a fim de te ajudar a fazer a melhor gestão de empregados domésticos, o Hora do Lar te ajuda em todos os momentos, processos e etapas. Assim, há quase 10 anos, o HDL ajuda mais de 15.000 empregadores a garantir a segurança e praticidade de toda a relação trabalhista.
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