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Gestão de Documentos para empregado doméstico: como fazer?

Fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é a atitude do empregador gerar, usar, armazenar e controlar a documentação referente ao funcionário. Manter estes registros traz segurança e prevenção a ações trabalhistas.

A relação trabalhista entre empregador e trabalhador são burocráticas, com uma documentação extensa. Por isso, fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é essencial, visto que os registros podem ser necessários para comprovar uma série de ações e ocorrências.

Mas não são todos os empregadores que se preocupam com isso, o que os faz deixar de armazenar os documentos pelo tempo necessário. Contudo, isso gera problemas jurídicos para ambos os lados, colocando a segurança legal de ambos em risco.

Mas você sabe quais são esses documentos? Neste post, vamos explicar por que é importante fazer a gestão de documentos, quais devem ser entregues ao doméstico, quais precisam ser armazenados pelo empregador e por quanto tempo.

Então, fique com o Hora do Lar até o final e boa leitura.

gestao de documentos para empregado domestico
Como fazer a melhor gestão de documentos no emprego doméstico? Registros, validade e muito mais – Foto: Freepik.

Por que a gestão de documentos para empregado doméstico é importante?

A gestão de documentos é um conjunto de ações para gerar, usar, armazenar e controlar as documentações da relação trabalhista. O objetivo é eliminar a guarda permanente, já que não se pode exigir que as pessoas armazenem documentos para sempre.

O assunto não é tão simples quanto parece, pois existem documentos que são destinados tanto ao empregador quanto ao empregado. Além disso, há o momento adequado de gerar cada um deles, bem como o prazo de armazenamento.

O empregador pode armazenar a documentação de forma física ou digital. Neste último caso, deve-se assinar digitalmente (ou seja, com certificado digital) o documento para garantir validade jurídica perante tribunais, órgãos fiscalizadores e entes do governo.

Quais documentos o empregador deve entregar para o empregado doméstico?

Os documentos que o empregador deve entregar para o empregado doméstico dependem de cada momento da relação trabalhista. Ou seja, alguns são entregues na admissão, outros ao longo do tempo de vigência do contrato de trabalho e outros na demissão.

Para te ajudar, o Hora do Lar preparou uma lista com cada momento e os documentos que você deve entregar ao trabalhador em cada um deles:

Registros da admissão

  • Contrato de trabalho e aditivos: definitivo ou de experiência, esse é o documento que gera o vínculo, tem os detalhes do emprego, informações das partes e assinatura de ambos;
  • Declaração do vale-transporte (VT): demonstra a opção pelo VT;
  • CTPS assinada: anotação das informações contratuais em carteira de trabalho.

Documentos na vigência do emprego

  • Recibo de pagamento (holerite ou contracheque): registro de todos os valores e encargos que incidem sobre o salário do trabalhador;
  • Folha de ponto: registro e controle dos horários de entrada, saída e pausas do empregado;
  • Acordos: demonstra reduções ou compensações de jornada, banco de horas, turnos de revezamento, fracionamento de férias etc.;
  • Documentos médicos: laudos, prontuários, atestados de saúde em geral;
  • Comunicação de acidente de trabalho (CAT): documento que informa acidente durante o trabalho;
  • Avisos e recibo de férias: entregue à empregada quando as férias são concedidas e pagas;
  • Documentos disciplinares: eventuais advertências, importante para comprovar demissão por justa causa.

Documentação na demissão do empregado

  • Carta de demissão: documento elaborado pelo empregado que pede demissão, em duas vias ― uma cópia fica com o empregador e outra com o empregado. Quando é o empregador quem realiza a demissão, o documento é chamado de “carta de dispensa”;
  • Termo de quitação: comprova o pagamento nas verbas trabalhistas, para contrato com menos de um ano de serviço;
  • Termo de rescisão de contrato de trabalho (TRCT): contém dados pessoais do trabalhador, sobre o contrato de trabalho em si e o registro das verbas pagas pela rescisão. É usado para o saque do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
  • Termo de homologação: para rescisões com mais de um ano de serviço;
  • Rendimentos FGTS: apresentação detalhada dos lançamentos realizados no FGTS;
  • Termo de aviso prévio: é o tempo que deve ser trabalhado antes do efetivo desligamento do empregado.

Vários desses documentos são importantes para que o empregado doméstico receba seus direitos depois da rescisão contratual. Por exemplo, os documentos para solicitar o saque do FGTS depois da rescisão são:

  • TRCT;
  • Guia rescisória do eSocial com comprovante de pagamento;
  • Documentos pessoais.

Quais documentos o empregador deve armazenar e por quanto tempo?

Os documentos referentes à relação trabalhista, independente do momento ou motivo, devem ser devidamente armazenados pelo empregador. Assim, eles servem como comprovantes e registros, o que resguarda a segurança e direitos de ambas as partes.

Contudo, é preciso se atentar ao prazo de cada um deles – ou seja, por quanto tempo eles valem. Afinal, o empregador pode ter problemas nos momentos em que precisar, em eventuais fiscalizações pelo governo ou em ações judiciais contra ex-empregado.

A grande maioria dos documentos deve ser armazenada por 5 anos, mas os prazos variam bastante, sendo de 2 até 30 anos. Então, confira nos tópicos seguintes o período mínimo e cada documento:

2 anos

3 anos

  • Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED).

5 anos

  • Guia de recolhimento da contribuição sindical (GRCS).
  • Acordos de compensação de horas;
  • Acordos de prorrogação de horas;
  • Cartas com pedidos de demissão;
  • Recibo de pagamento de salário;
  • Recibo de férias;
  • Recibo do pagamento de abono;
  • 13º salário;
  • Controle de ponto;
  • Guias do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE);
  • Comunicação de aviso prévio;
  • Contribuição sindical (GRCS);
  • Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
  • Relação anual de informações sociais (RAIS);
  • Contribuição para o financiamento da seguridade social (COFINS);
  • Atas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
  • Recibo de entrega de vale-transporte.

10 anos

  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
  • Comprovante de pagamento de contribuição previdenciária (GPS);
  • Programa de interação social;
  • Relação anual de informações sociais (RAIS);
  • Documentos do salário-família;
  • Documentos do salário educação.

20 anos

  • Histórico clínico;
  • Perfil profissiográfico previdenciário (PPP);
  • Programa de prevenção de riscos ambientais (PPRA).

30 anos

  • Depósitos de FGTS;
  • Guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social (GFIP);
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRFF);
  • Relação da empregada no FGTS;
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS (RFP).

É importante ressaltar que alguns documentos são considerados excepcionalmente relevantes para o empregado, o empregador e o governo. Por isso, eles deverão ser armazenados por tempo indeterminado pelo contratante. Assim, no trabalho doméstico, esse documento é o contrato de trabalho.

Todo empregador deve se atentar para a gestão de documentos, pois ela consiste em uma estratégia importante para se defender contra ações trabalhistas.

Gestão do empregado doméstico com o Hora do Lar

Fazer uma boa gestão de documentos para empregado doméstico é de responsabilidade do empregador, o que garante segurança e proteção. Mas deu para perceber que não se trata de uma tarefa simples, não é?

Por isso, a fim de te ajudar a fazer a melhor gestão de empregados domésticos, o Hora do Lar te ajuda em todos os momentos, processos e etapas. Assim, há quase 10 anos, o HDL ajuda mais de 15.000 empregadores a garantir a segurança e praticidade de toda a relação trabalhista.

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