As relações trabalhistas entre empregador e empregado doméstico podem ser muito burocráticas, já que vários comprovantes devem ser guardados por ambas as partes. Isso torna fundamental uma boa gestão de documentos do empregado, já que eles podem ser necessários no futuro para comprovar pagamentos e benefícios.

Muitas pessoas não se preocupam com isso e deixam de armazenar os documentos pelo tempo necessário, o que acaba gerando problemas jurídicos e também para o empregado doméstico, que pode precisar deles para receber certos direitos.

Mas você sabe quais são esses documentos? Neste post, vamos explicar por que é importante fazer a gestão de documentos, quais devem ser entregues ao doméstico, quais precisam ser armazenados pelo empregador e por quanto tempo. Boa leitura!

Por que a gestão de documentos é importante?

A gestão documental consiste em um conjunto de ações para gerar, usar, armazenar e controlar documentos. O objetivo é eliminar a guarda permanente, já que não é viável exigir que as pessoas armazenem documentos para sempre.

O assunto não é tão simples quanto parece, pois existem documentos que são destinados tanto ao empregador quanto ao empregado, como também há o momento adequado de geração de cada um deles e prazo de armazenamento.

A forma de armazenamento pode ser tanto física quanto digital, sendo que neste último caso é preciso assinar digitalmente (ou seja, com certificado digital) o documento para garantir a ele validade jurídica perante tribunais, órgãos fiscalizadores e entes do governo.

Quais documentos o empregador deve entregar para o empregado doméstico?

Os documentos entregues ao empregado doméstico diferem-se de acordo com cada momento do empregado, ou seja, alguns são entregues na admissão, outros na vigência do contrato de trabalho e outros no momento da demissão.

Documentos gerados na admissão

• contrato de trabalho e aditivos: definitivo ou de experiência, esse é o documento que gera o vínculo, tem os detalhes do emprego, informações das partes e assinatura de ambos;
• declaração do vale-transporte (VT): evidencia a opção pelo VT;
• CTPS assinada: consiste na anotação do emprego na carteira.

Documentos na vigência do emprego

• holerite ou contracheque (recibo de salário): demonstrativo dos vencimentos, como salário, adicionais, descontos etc.;
• folha de ponto: utilizada para registrar o controle dos horários do empregado;
• acordos: demonstra reduções ou compensações de jornada, banco de horas, turnos de revezamento, fracionamento de férias etc.;
• documentos médicos: laudos, prontuários, atestados de saúde em geral;
• comunicação de acidente de trabalho (CAT): documento que informa acidente durante o trabalho;
• avisos e recibo de férias: entregue à empregada quando as férias são concedidas e pagas;
• documentos disciplinares: eventuais advertências, importante para comprovar demissão por justa causa.

Documentos na demissão do empregado

• carta de demissão: documento elaborado pelo empregado que pede demissão, em duas vias ― uma cópia fica com o empregador e outra com o empregado. Quando é o empregador quem realiza a demissão, o documento é chamado de “carta de dispensa”;
• termo de rescisão de contrato de trabalho (TRCT): contém dados pessoais do trabalhador, sobre o contrato de trabalho em si e o registro das verbas pagas pela rescisão. É usado para o saque do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
• termo de quitação: comprova o pagamento nas verbas trabalhistas, para contrato com menos de um ano de serviço;
• termo de homologação: para rescisões com mais de um ano de serviço;
• termo de aviso prévio: é o tempo que deve ser trabalhado antes do efetivo desligamento do empregado;
• rendimentos FGTS: apresentação detalhada dos lançamentos realizados no FGTS.

Vários desses documentos são importantes para que o empregado doméstico receba seus direitos posteriormente. Por exemplo, para solicitar o saque do FGTS é preciso:

• TRCT;
• guia rescisória do eSocial com comprovante de pagamento;
• documentos pessoais.

Outro exemplo é a requisição do seguro-desemprego, que também precisa do TRCT e dos documentos pessoais mais o comprovante do saque do FGTS.

Quais documentos o empregador deve armazenar e por quanto tempo?

De forma geral, os documentos gerados pelo empregador devem ser armazenados para servir como prova de pagamento e benefícios.

Caso eles sejam armazenados pelo prazo correto, o empregador poderá ter problemas em momentos que precisar comprovar o pagamento dos direitos do empregado doméstico em eventuais fiscalizações pelo governo ou em ações judiciais contra ex-empregado.

Entretanto, após esse prazo, os órgãos fiscalizadores e outras entidades públicas não podem exigir os documentos. A grande maioria dos documentos deve ser armazenada por 5 anos, mas os prazos variam bastante, sendo de 2 até 30 anos. Confira nos tópicos seguintes o período mínimo e cada documento.

2 anos

• TRCT;
• pedido de demissão;
• aviso prévio.

3 anos

• cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED).

5 anos

• guia de recolhimento da contribuição sindical (GRCS).
• acordos de compensação de horas;
• acordos de prorrogação de horas;
• cartas com pedidos de demissão;
• recibo de pagamento de salário;
• recibo de férias;
• recibo do pagamento de abono;
• 13º salário;
• controle de ponto;
• guias do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE);
• comunicação de aviso prévio;
• contribuição sindical (GRCS);
• cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
• relação anual de informações sociais (RAIS);
• contribuição para o financiamento da seguridade social (COFINS);
• atas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
• recibo de entrega de vale-transporte.

10 anos

• folha de pagamento;
• sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
• comprovante de pagamento de contribuição previdenciária (GPS);
• programa de interação social;
• relação anual de informações sociais (RAIS);
• documentos do salário-família;
• documentos do salário educação.

20 anos

• histórico clínico;
• perfil profissiográfico previdenciário (PPP);
• programa de prevenção de riscos ambientais (PPRA).

30 anos

• depósitos de FGTS;
• guia de recolhimento do FGTS e informações à previdência social (GFIP);
• guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRFF);
• relação da empregada no FGTS;
• guia de recolhimento rescisório do FGTS (RFP).

É importante ressaltar que alguns documentos são considerados excepcionalmente relevantes para o empregado, o empregador e o governo. Por essa razão, eles deverão ser armazenados por tempo indeterminado pelo contratante. Em relação ao empregado doméstico, esse documento é o contrato de trabalho.

Todo empregador deve se atentar para a gestão de documentos, pois ela consiste em uma estratégia importante para defender o empregador. Com as listas aqui explicadas, você saberá quais documentos devem ser entregues para o empregado doméstico, como também por quanto tempo armazenar os seus!

O empregador doméstico tem diversas obrigações legais que devem ser obedecidas. Quer saber quais são elas? Listamos e explicamos aqui!